Confira dicas para vencer os ladrões do tempo e ter um dia mais produtivo

Ladrões do tempo drenam sua energia e te fazem viver ocupado e cansado.

Você trabalha o dia inteiro e mesmo assim o sentimento é de que não rendeu nada? Para se tornar um profissional mais produtivo você não precisa cortar tempo de lazer, abrir mão do tempo com a sua família e nem reduzir horas de sono, e sim descobrir quem são e como vencer os seus ladrões de tempo.

De acordo Raul Sindlinger, CEO e cofundador da Ummense.com a gestão eficiente do tempo e da produtividade começa com a eliminação da perda de tempo com coisas inúteis.

Mas o que são coisas inúteis? Coisas que não são produtivas, nem relaxantes, nem divertidas, mas tomam preciosas horas do seu dia e te mantém ocupado impedindo de utilizar seu tempo para ter mais qualidade de vida. Olha só o que são atividades inúteis:

dedicar de tempo a tarefas sem propósito
não delegar ou centralizar todas as tarefas
executar processos mal otimizados ou muito burocráticos
ser interrompido durante a jornada do trabalho
ser desorganizado
se distrair com alertas de notificações das redes sociais
ver e-mails e mensagens de WhatsApp toda hora

“Estes são os ladrões do tempo, que drenam sua agenda e a energia do seu dia e te fazem viver ocupado e cansado, sem necessariamente ter resultados efetivos com isso”, ressalta o executivo.

Mas tempo realmente é mesmo dinheiro?

Você com certeza já ouviu falar que tempo é dinheiro. A frase é apenas uma tentativa de criar senso de urgência e precificar a perda de tempo.

Mas essa visão coloca o dinheiro como propósito de vida e da existência das empresas, e isso pode ser muito negativo. É o que explica Sindlinger, “você pode escolher como viver os seus dias atuais e como ganhar mais tempo de vida a cada dia. Tempo não é apenas dinheiro, tempo é vida. Se para você tempo é dinheiro, corte horas de sono e de lazer. Se para você tempo é vida, então aproveite melhor as horas da sua vida”.

E aí, como vencer os ladrões do tempo?

Um dos principais ladrões de tempo, que vêm sempre disfarçado de ocupação e produtividade são as tarefas sem propósito.

Não adianta nada fazer bem feito o que não precisa ser feito. Parecer ocupado e ficar cheio de tarefas correndo o dia todo com muitas atividades não resolve nada.

Para acabar com esse ladrão do tempo pare para avaliar:

Qual é o propósito do que você está fazendo?
Como isso ajuda seu cliente?
Como sua empresa ganha com isso?
O que você ou sua equipe ganham com isso?

“Cada tarefa ou cada projeto tem que estar alinhado com o propósito da sua empresa ou seu propósito pessoal, se não estiver, elimine da sua agenda”, comenta Raul.

A falta de priorização e planejamento é outro ladrão do tempo que atrapalha muitas pessoas que acabam trabalhando muito tempo sem chegar a resultados efetivos.

A tão reconhecida regra de Pareto, ou regra dos 80×20, nos alerta para esse problema e nos dá a solução. 80% dos esforços geram apenas 20% dos resultados e 20% dos esforços geram os outros 80% dos resultados. “Vale parar e olhar para suas tarefas e atividades e separar para atacar primeiro aquilo que vai gerar os 80% de resultado, não é mesmo?” questiona o executivo.

Investir tempo e recursos em uma boa ferramenta de gestão de equipes e tarefas tem o potencial de multiplicar o tempo útil e potencializar os resultados exponencialmente.

“Boas intenções e o efeito de discursos motivacionais não costumam durar mais de uma semana se a empresa não investir em uma ferramenta e que auxilie na organização e sistematização da produtividade. Através da Ummense, a empresa pode padronizar e otimizar processos, visualizar e gerenciar as tarefas e projetos, priorizar e delegar as atividades de forma fácil e eficiente, além de evitar reuniões desnecessárias e interrupções”, explica.

Para vencer definitivamente os ladrões do tempo, Raul aconselha a começar fazendo perguntas para si mesmo, questionando continuamente o “por quê” de estar fazendo o que está fazendo e o “como” fazer para que este trabalho leve menos tempo ou atinja mais resultados.

“Com essas respostas, defina o que irá mudar daqui para frente para que seus resultados sejam mais efetivos, e utilize uma boa ferramenta para gerenciar suas atividades e as atividades da sua equipe, para que esses resultados não fiquem apenas como uma boa intenção”, completa Raul.